メール文面の内容だけで請求書や支払明細書になるのか？

通常、取引で発生したお金については、必要な請求書や支払明細書を発行するべきなのですが…ごく稀に、取引先の会社(個人事業主)が請求書や支払明細を発行してくれないケースがあるようですね。

今回の日記は、そんな困った事を言われた方に向けて書こうと思います。

つい先日、知人から実際に聞いた話がキッカケになっています。勿論、その知人の取引先の方(個人事業主)から言われた事として。当然ながら、知人はかなり困惑していました

取引先の会社(個人事業主)から、「このメール文で、請求書(支払明細)の代わりとして扱って下さい」、そう言われてしまったのです。

「え？！メール文を請求書や支払明細の代わりに？？」って、驚かれる人がいらっしゃるかもしれませんね。

日常、こういうケースを頻繁に見聞きする事はありません。だからこそ、困惑してしまうんですけどね。。

本題に入る前に一言だけ。
読んで頂いている皆さんは、チャンと請求書なり支払明細なりを発行して下さいね。

そのメール文、請求書や支払明細に記載されている事が漏れなく記載されているか？

メール文を請求書や支払明細の代わりにするという事は、そのメール文を印刷して証明書類として保管するという事になりますよね。であるなら、メール文はそれに値する内容を記載してある事が最低限必要になります。

です。

請求書や支払明細に押印されている印かん(角印・担当者印)、メールの場合・・これはどうにもなりません。

なので印かんは除いたとしても・・
上記に書いた項目のどれか一つでも欠けている場合、そもそも請求書や支払明細の「代わり」になり得ません。まず、ここをチェックして下さい。欠けているなら、先方に記載してもらって下さい。

これらが全て記載されている場合でも、まだ十分ではありません。

そのメールが確かに取引先から届いたものである証拠の一つとして、メールアドレスを控えておいた方が良いです。

これ、重要です。
仮にメールの内容が請求書や支払明細の代わりになるだけの内容だったとしても、絶対にそのメールを消去せずメーラーに残しておいて下さい。

いつまで？ずっとです(笑。

何故なら・・
メール文をコピペして印刷して保管しておく。これ、疑って見るならば・・自作自演する事が可能ですよね。架空の取引を生むことが出来るワケです。

メーラーを残していれば、自作自演の疑いから完全に解放されると言い切れないかもしれませんが、少なくとも、送信元のメールアドレスから届いたメールである証拠にはなると思います。

もし、「このメール文で、請求書(支払明細)の代わりとして扱って下さい」と言われたら、「はい、分かりました～！」ではなく、先ずは請求書や支払明細を発行してもらえるよう取引先にお伝え頂きたいです。

しかし、どうしてもそれが叶わないなら、せめて。。という苦肉の策なんですよね。今回書いている事は。

取引先の会社(個人事業主)が、請求書や支払明細を発行してくれないのは困った事なのですが、だからといって、貴方側で先方の請求書や支払明細を勝手に作ったりはしないで下さいね！それ・・文書偽造になってしまいますから。。

取引先が請求書を発行してくれないのなら、こちら側から支払明細を発行しても良いと思います。

取引先が支払明細を発行してくれないなら、こちら側から請求書を発行しても良いと思います。

勿論、その取引における本来の形と違う手間がかかる事になるので、貴方からしたら若干「えぇ～」って思われるかもしれません。

しかし、そうする事で必要な書類が揃い、それを取引先の方もＯＫするのであれば？一考しても良いのかなと。

・・・ナンか複雑な気分になりますけどね。。

今回書くきっかけになった知人の話も、取引先との取引金額は多額ではナイというのもあり、相手の方が請求書を作るのが面倒臭がったようです。

そもそも金額が多いとか少ないとかの問題ではナイんです。それが正当な取引であれば、金額が小さくても、請求書や支払明細を発行するべきです。

案件によっては、最低額などを設定し、それを下回った場合は翌月に繰り越す。みたいな取り決めをしている事はありますが、それでも～繰り越した翌月で金銭の受け渡しが発生する際は、請求書なり支払明細は発行されますからね。

こういうケースが頻繁に起こっているとは思いたくないですが、実際知人の身に起こった事でもあるので、他でも起こっている可能性がナイとは言えない。だから、今回の日記に書こうと思ったんです。

必要な書類は「必要」なのですから、キチンと発行し、発行してもらう。それは正当かつ適正な取引として、お互いのためです。

そして、第三者(税務署など)から確認を求められた時に、その取引の正当性を証明するものでなくてはいけませんからね。