クラウド会計ソフトは高い利便性と高い学習能力が大きな特徴・長所です。
クラウド会計ソフトについて、今まで２度日記で取り上げました。
クラウド会計サービスで経理業務は効率アップするか！？その特徴、長所、短所について
クラウド会計ソフトのここが素晴らしい！高い利便性と抜群の学習能力！
今回で３回目になりますね。
インストール型の会計ソフトは、ほぼ全ての作業が手入力だったのに対して、クラウド会計ソフトは手入力の手間がかなり軽減されています。まさに高い利便性と高い学習能力が発揮されているワケです。
今後、この高い利便性と高い学習能力は更に進んでいくのだとは思いますが、２０１７年２月現在において、手入力が不要、もしくはほぼ不要＆必要な処理を詳しく書いてみたいと思います。
クラウド会計ソフトで手入力が不要、もしくはほぼ不要な処理
銀行通帳の記帳（勘定科目を除く）
ネットバンキングの登録等、webを介して銀行との連携をすれば、通帳データをクラウド会計ソフトへアップロードするだけで会計ソフトに反映されます。
但し～！
全く手入力が不要かというと・・・実はそうではナイのです＾＾；・・。。
詳しくは、下記の【クラウド会計ソフトで手入力が必要な処理】という項目で詳しく書きますね。
売上明細のアップロード（データ化可能なもの）
売上の形は会社によって様々ですが、例えば宅急便などを介して売上を得ているような場合、利用している宅急便の会社から期間ごとに売上明細が発行されます。
これwebで連携している事が殆どだと思います。このようなケースだと売上明細をデータ化出来ます。これをクラウド会計ソフトへアップロードするだけで会計ソフトに反映されます。
アップロードするデータは、そのクラウド会計ソフトへ取り込めるフォーマットのデータ形式を使用します。
この場合は、手入力がほぼ不要だと思います。しいて言えば、最初の段階で相手先の会社名(上記で例えるなら宅急便の社名)や売上の科目である事をクラウド会計ソフトに登録するくらいでしょうか。
クレジットカードの支払明細をアップロード
webを介してクレジットカード会社との連携をすれば、支払明細データをクラウド会計ソフトへアップロードするだけで会計ソフトに反映されます。
但し～！
これも「銀行通帳の記帳（該当科目を除く）」と同様、全く手入力が不要かというと・・・そうではナイのです＾＾；・・。。
詳しくは、下記の【クラウド会計ソフトで手入力が必要な処理】という項目で詳しく書きますね。
クラウド会計ソフトで手入力が必要な処理
銀行通帳の記帳（勘定科目の入力）
上記、【クラウド会計ソフトで手入力が不要、もしくはほぼ不要な処理】で、銀行通帳の記帳と書いたのですが・・・。
確かに会計ソフトには日付・相手先・金額など、入金なら貸方に記載、出金なら借方に記載され、それぞれクラウド会計ソフトへ反映されます。
しかしながら、そのお金が一体ナンのお金なのか？というトコまでは・・クラウド会計ソフトは分からないんです。
入金でも、それが「売上」なのか「雑収入」なのか「預り金」なのか。
支払でも、それが「仕入」なのか「旅費交通費」なのか「事務所家賃」なのか。
なので、使い始めた最初の段階は、それらが何のお金に該当するのかを手入力していく必要があるのです。
でも、クラウド会計ソフトの学習能力がそれ以降で発揮されます。
翌月も同じ会社へ仕入として支払ったり、同じ会社から売上として入金があった場合、一度入力したケースはクラウド会計ソフトが記憶するので、それらに関しては手入力をする必要は無くなります。
クレジットカードの支払明細、勘定科目の手入力
これも、前の項で書いた銀行通帳の記帳と同様です。
一度入力したケースはクラウド会計ソフトが記憶するので、翌月同じ内容で引き落とされたものについては、手入力をする必要はありません。
現金で使用し精算した経費
都度都度か、週ごとか、月ごとか、はたまた不定期か、色々なパターンはあると思いますが、本人が現金で立替えて支払い、後から精算する経費とかありますよね？
これらは、毎回違うので、該当する勘定科目(旅費交通費/会議費/接待交際費/消耗品費 などなど)に分けて整理し、クラウド会計ソフトに入力します。
とはいえ、経費を一枚づつクラウド会計ソフトに入力する必要はありません。
クラウド会計ソフトに入力する前に「経費精算表」のようなエクセルを作り、そこで一枚ごと該当する科目でエクセルの表に打ち込んでいき、各科目に別れた状態で金額が出ると思うので、その金額を該当する勘定科目と共にクラウド会計ソフトに入力するのです。
給与・賞与の各項目
クラウド会計ソフトは給与ソフトとも連動しているので、確定した給与や賞与を支給した場合は、賞与の各項目の金額を入力します。
クラウド会計ソフトを使い始めて、一番最初に入力した金額は、クラウド会計ソフトが記憶するので、翌月入力する際同じ金額で表示されます。前の月と同じ(基本給や交通費や健康保険など)なら、そのままでＯＫですよね。
変動する項目(各種歩合、残業手当など)は、前の月の金額が表示されるので、それを消して正しい金額を入力します。
まとめ
いかがでしたか？
超簡単に言えば～！
「勘定科目や相手先が明らかに固定してる入金や出金」の場合は、一度手入力すれば以降の手入力は不要です。
「勘定科目や相手先が変動している入金や出金」の場合は、基本継続するものではないので、手入力が必要です。給与・賞与は、支給している事や各項目はほぼ固定していても変動する項目(各種手当等)がある場合は、その都度正しい金額を手入力してあげます。
こうして見ると「ナンだ、結構手入力するんじゃないか～」って感じられるかもしれません。
使い始めて３ヶ月くらいは、クラウド会計ソフトに「各種の登録をする」というような意味での手入力はありますが、クラウド会計ソフトがドンドン記憶していくので、確実に手入力する量は減っていくんです。
ある時期まで来たら、それ以降はどうしても手入力が必要な処理はあるので、それは続けていく事になります。それでもインストール型の会計ソフトよりも格段に時間の短縮になります。
今後の日記で、クラウド会計ソフトについて、何かお役に立てるような新たなレポートをしたいと思います。
