つい先日、法人を経営(一人法人)している知人から、「請求書を保管するファイルって、会社別と月別、どっちが便利ですかね~?」と、メールで質問を受けました。
請求書を保管するファイル、ぶっちゃけて言えば…無くさなければどういう風に保管しててもいいんですよ。それこそ、クリアファイルに入れてても。
って、言ってしまっては話が終わってしまうので、どれが一番いい保管方法なのか?書いてみようと思います。
請求書を確認したり見直したりする時、一番多い「タイトル」は何か?
一番多い「タイトル」。ここで言う「タイトル」とは、保管している請求書を確認したり見直したりする時、何を基準にする事が多いか?という意味なんです。
因みに私は「会社別」に保管しています。なぜか?請求書の確認や見直しが発生する時、会社ベースで行う事が殆どだからなんです。
もし、貴方が「月別」で保管する方が、何か確認する時に確認しやすい&見直ししやすい。というなら~月別で保管する方が良いと思います。
私が請求書を「会社別」で保管する理由とは?
私が請求書を会社別で保管する理由。
それは、月別の売上と仕入れ&その他支払に関して、金額と会社名と用途を記載した「資金繰り参照表」というエクセルで作成した表を使っているからです。
資金繰り参照表については、当サイトの別記事で詳しく書いているので、良ければご覧下さい。
資金繰り参照表に、月ごとの取引先・簡単な勘定科目・対象月・取引金額を全て書いているので、「月別」で請求書を確認する事が殆ど無いのです。
なので、会社別で保管しています。
データで請求書類を保管する時の注意点
最近は、請求書のやり取りをデータ(社印を押したPDFなど)でやり取りする事もありますよね。
別に悪い事ではありません。保管場所や郵便代や封筒代やコピー代の節約にもなるので。
但し、データなのでどこかに保存しておく必要があります。どこに保存するかは皆さんの自由なのですが、絶対にデータが消去されない場所、且ついつでも取り出せる場所、に保存して下さい。
紙の請求書は、ファイルに保管しておく事で保管場所そのものが天災などに遭わない限り、いつでも確認する事が出来ます。
データは、保管に場所を取らないのでとても便利ですが、万が一保存に問題が起きた場合、厄介な事になりかねないので、注意が必要です。
まとめ
請求書の保管。これは、日常頻繁に確認したり見直ししたりする場面はナイと思いますが、皆さんにとって一番便利で効率的な保管をしておけば、いざという時に助かるでしょう。
請求書の他にも色々な書類があると思います。契約書であったり発注書や納品書などなど。
それぞれの書類も、紛失しないように、そしてひと目で分かるようにファイルに表示してある程度同じ場所に保管しておくと良いでしょう。バラバラにしておくと探すのに苦労するでしょうから。
え?うちはワンルームで広くないから大丈夫??
いやいや、今はそうかもしれませんが~そのうち広いオフィスに移るかもしれないでしょ?今からそういう習慣・意識を持ってて下さい☆