日々、経理関係やその他書類(請求書、契約書、申込書、etc)を郵便(宅急便)で受け取ったり、発送したりしていると思います~。郵便物の重要性や緊急性は様々でしょう(ま、重要ではない書類って…ナイとは思いますけど)。
ここ最近は、それら書類の電子化が進んでいて、ネットでのやり取りがかなり増えているトコロもあります。それでも、郵便物が絶滅したか?いや、まだまだ依存してますよね。
先方に郵便物が到着したか気が気じゃない、不安になってしまう
- 他の郵便物に埋もれず、確実に送り先の方(経理担当者)に目を通してもらいたい。
- 目を通してもらうに加え、可能な最短日で返送して欲しい。
こんな経理書類とかがあった場合って、どうしますか?!
こちらから宛先へ送る郵便物は、この1通だけですが…送り先となる法人(個人事業主)に届く郵便物は、この1通だけではナイでしょ?色んな郵便物が届くかもしれないワケです。
ま、どうしますか?って言われても…発送した後に、メールや電話でお知らせしておくとか。。そういう感じになるでしょうけどね(笑。
それもイイと思うんですよ?でもね、それに加えて、私が過去に何度かやったおすすめの手段があるんです。
必要以上に巨大で目立つ封筒で郵送して、確実に相手先の目に触れるようにする
これです!
通常は、
B5サイズの用紙を郵送する場合は「長形4号」という封筒
⇒B5の用紙を4つ折で封入。
A4サイズの用紙を郵送する場合は「長形3号」という封筒
⇒A4の用紙を3つ折で封入。
で、郵送するケースが多いと思います。
どちらも定形郵便(2015年5月現在の料金:25g以内82円、50g以内92円)で発送出来ます。これを速達にしたら当然その分加算されます。
それを、A4サイズの用紙が折らずに封入出来る「角型2号」という大きな封筒で送ってしまうのです。角型2号の封筒は定形外郵便なので、一番安くても120円に料金はUPしてしまいますけどね。。
宛名や差出人はあえて黒のマジックやサインペンで大きく手書きする
宛名や差出人は、目立つようにマジックで手書きします!宛名プリントみたいな小さな字では、せっかくの大きな封筒が可哀想でしょ(笑。え?字がヘタだから手書きしたくない?いやいや、字は上手に書くのが重要ではなく、丁寧に書くのが重要なんです。
書類はシワにならないように型紙や書籍等で固定すれば尚良い
因みに、経理関係書類がA4用紙1枚だけとかの場合、大きな封筒に用紙1枚だけ入れて郵送したら…封筒がフニャフニャになるので~そうならないように硬めの紙を入れたり、失礼に当たらないような書籍(雑誌)を入れたりするのもいいかと思います。
郵送費が負担になっても、目的が達成すれば費用対効果は抜群
そう。郵送代は、確かに高くなります。
経理目線で見れば「定形郵便で送りなさいよぉー!」っていう叫びも聞こえるのですが、ここは目的を大切にしたい!という動機があります。
「確実に送り先へ届き、それに目を通して欲しい!&なるべく早く返送して欲しい!」という目的です。郵送料金は若干高くなりますが、経理業務をする上である種の本質を叶えるためなら、ここぞ!という時は~こういう事をするのもアリかなと。
まとめ:小さな作業も、目的重視とユーモアを発揮して効率UPへ繋げよう!
私が経理&総務関係の書類を送った相手先様で、音楽が好きな方がいらっしゃっいました。
私も音楽が好きなので、以前に買ってデスクの引出しに入れてあった「大人のロック」という音楽雑誌(デスクに何を入れとるんだ!って^^;)を型紙代わりに大きな封筒へ同封して送ったら~翌日に相手先様より電話があり「NAOTOさん!届きましたよ、大人のロック!」って。いやいやそっちか!って笑ってしまいましたが(笑。
でも、効果は絶大で~先方に届いた当日に書類を確認頂き~部署の承認を得て~届いた日に押印頂いた経理&総務関係用紙を返送して頂けたんです。お蔭で、当初の予定より早く処理が完了しましたー。
とても些細なコトなんですが、こういうトコロから機転であったり創意工夫って生まれてくるような気もしたのでした。