「領収書や請求書が始めから存在しない経費」を処理する方法

先日、知り合いの会社(IT系)さんから相談を受けたんです。
「システムに関係するモノで、必要な商品を振込で購入したのですが、購入～支払(振込)までメールのやり取りだけで完結したので、特に請求書も領収書も発行されなかったんです。値段は3,240円なので安価ですが、経費として証明出来るものが無い場合…どうすればいいですか？」という内容でした。

以前の日記で慶弔金の事とか、証明書類を紛失した時の事とか、経費に関する日記を何度か書きました。

取引先への慶弔金(ご祝儀、香典)は経費計上が可能、押さえておきたい３つのポイント

領収書やレシートなどの支払明細を紛失した場合、経費計上は出来ないの！？

慶弔金の場合も紛失した場合も、どちらにもある程度は繋がっている内容かもしれない、今回の日記です～！

レシートや領収書や請求書が無いケースに遭遇したら！

今回、相談されたIT系の会社さんの件もあり「レシートや領収書や請求書が無い経費を処理するには？」という日記を書いていますが、通常～そういう場面に遭遇する事って滅多にナイと思うんですね。むしろ滅多にナイから、遭遇した時～戸惑ってしまう。ですよね？

事の詳細を明確に記載及び保管しておくのが大切！

経費として計上するためには、必要な情報を明確に記載及び保管しておく必要があります。

支払日
支払先の各情報(名前・住所・支払先口座情報など)
支払金額
支払内容(商品名や購入理由)

などですよね。
レシートや領収書には、購入理由までは記載されていませんが、ほぼこれらの情報は揃っているワケです。

それが無いのですから、それに値するものを探すなり作るなりしなければいけません。作るといっても「ウソ」ではなく、正当な経費として証明する為ですからね？？

冒頭に書いたIT系の会社さんを例にしてみます。
この場合、メールのやり取りで購入～支払が完結している。ということは～販売元から販売先へ商品の支払に関するメールが送信されているハズですよね。そのメール文をコピーして印刷する。先ずはこれをしておくべきでしょう。

でも、これはメール文であって、請求書でも領収書でもナイので、これが経費として処理した商品である旨を、支払処理した代表者なり経理担当が直筆で記載しておくとイイかと思います。その際、「実際に支払った(通帳の記載欄と同じ)日」「購入した目的」「支払処理者の氏名」「支払処理者の認印」も直筆で明記＆押印しておけば尚良しではないでしょうか！